מאת : ג'ני פרמינגר יעוץ תדמית ותקשורת
פגישה עסקית היא בעצם במה לביטוי כישורי התקשורת הבינאישית שלנו. במילים אחרות, דקות אחדות קובעות את אופי הפגישה ואת הדרך שבה נתייחס לאדם שמולנו. לכן, חשוב מאוד שנהיה מודעים לתכונות החזקות שלנו ולצדדים הפחות חזקים ונשכיל להדגיש בפני הצד השני את הייחודיות ואת היתרונות שלנו ובאמצעות כך להוביל את השיחה לכיוון שיציג אותנו במיטבנו.
לשם כך עלינו לשים מראה מול עצמנו ולהיזכר באינטראקציות הקודמות, כדי שנוכל להצביע על הגורמים שתרמו לקידומנו ולבודד את הדברים שעיכבו אותנו, ואפילו צבעו את נוכחותנו באור שלילי. הכוונה היא לבנות תדמית שמשדרת בטחון, סמכותיות ואמינות, ולהותיר אצל הצד השני את הרושם הטוב ביותר.
ההצלחה של הפגישה העסקית תלויה בהעברת מסר ברור, ממוקד ותמציתי שיקלט בצורה קלה אצל הצד השני. לעיתים, איננו מודעים לרעשי התקשורת ולעיוותים בפענוח שמפחיתים את אפקטיביות המסר. לדוגמא, שיחת טלפון דחופה, מקום רועש, גירויים ויזואליים מרובים, תנועות לא מודעות ומילים שאמרנו, שפגעו בריכוז של בן שיחנו. אי כך, כדאי לשים לב לשפה המילולית והלא מילולית שלנו ולבדוק תוך כדי השיחה האם המסר ברור.
לבשו בגדים שאינם יוצרים ריחוק והתנשאות, ואינם מרתיעים את השומע. צבעים כהים מידי או חזקים מידי אינם מומלצים. כדאי ללבוש בגד נוח בצבע עדין ונעים לעין, דהיינו, ההופעה החיצונית שלנו צריכה לכבד את האדם שמולנו ולאפשר לו להרגיש בנוח בקרבתנו. שפת הגוף צריכה להיות פתוחה ונינוחה, ושתשדר פתיחות וכנות לצד השני: בית חזה פתוח, ידיים לא משולבות, כפות ידיים גלויות ורגליים חופשיות. רצוי שהגוף יטה מעט לעבר האחר כדי להביע הקשבה ועניין, כדאי לשמור על קשר עין ולהנהן בראש לאישור. יש לשים לב לשפת הגוף ולקול של הצד השני, ולנסות לחקות אותם הדבר יוצר אמון, הזדהות ועוזר בקבלה של המסר.
שמרו על המרחב של האדם שמולכם על מנת לא לחדור לטריטוריה האישית שלו. ניתן לא להסכים עם דבריו, אבל חשוב לכבד אותם, לא לשלול ולהתחיל להתווכח, אלא למצוא לפחות נקודת חיבור אחת שניתן להתקדם איתה. הדיבור צריך להיות לא מהיר כדי שהמסר יובן כהלכה, המילים צריכות להתאים למשלב הלשוני ולרקע ממנו מגיע הצד השני. כדאי לא לאכול בעת פגישה ולהסתפק בשתייה בלבד, אבל אם בכל זאת הפגישה מתקיימת בעת ארוחה חשוב להקפיד על נימוסי שולחן.
בסופו של דבר מה שיקבע האם הפגישה תהיה מוצלחת או לא הם הרושם הראשוני וההתנהלות שלנו. פעמים רבות התמונה שתשאר בזכרון של הצד השני תהיה קשורה לדבר מה חריג שקרה או למשהו שעשינו, ולא ייחסנו לו בהכרח משמעות, אבל הוא זה שיצר את החותם החזק ביותר על בן שיחנו. העניין הוא שלרוב איננו מודעים לרגע זה ולעוצמתו.
ככל שנהיה קשובים יותר ומודעים יותר, גם כביכול לפרטים הקטנים והלא משמעותיים, כך הדימוי שניצור בקרב הצד השני היה חיובי יותר וההצלחה שלנו תהיה גבוהה הרבה יותר.